为规范校工会各分工会及俱乐部活动经费的报账管理，确保经费使用合规、透明，现就报账所需材料及相关要求明确如下：
1. 原始发票
· 发票须真实、完整，详细注明经济活动内容。
· 须有经手人及证明人（一般为院部分管工会工作负责人或俱乐部负责人）签字。
· 发票应列明品名、数量、单价及金额；若未列明，须附销售方出具的加盖公章的销售清单（内容须包含品名、数量、单价及金额）。
· 打印的电子发票，经手人须手写签署“承诺真实”并签名。
2. 购买协议
· 涉及采购服务的，须提供与销售方签订的有效购买协议或合同复印件。
3. 会员活动登记表
· 须在校工会官网上下载《分工会开展会员活动登记表》（分工会使用）或《工会开展会员活动登记表》（俱乐部使用），如实填写并签字确认。
4. 相关活动附件
· 如发放纪念品、服装、奖金等，须附有领取人亲笔签名的发放签领表。
· 如组织就餐活动，须提供就餐菜单及实际参与人员名单。
5. 支付凭证
· 须提供对应的POS机刷卡单据，或微信、支付宝等电子支付记录的截图或打印件，内容须清晰可辨。
6. 活动方案
· 须提交经审批的单独活动方案，方案中应包含详细预算说明。
7. 活动照片
· 提供反映活动开展情况的照片，使用A4纸打印并附于材料中。
8. 资产采购材料
· 如涉及资产采购，须提前向校工会提交书面购买申请，说明采购事由、配置要求及预算金额；采购完成后须提供资产管理部门出具的验收单。
9. 报账审批单
· 填写完整的《工会报账审批单》，并按规定流程完成审批。
10. 俱乐部年度材料
· 俱乐部报账时，须同时提交当年度工作计划（或活动安排）及工作总结。
11. 发票抬头及税号信息
·发票抬头：中国教育工会湖南理工学院委员会
·税号：81430000394037833W
请各分工会及俱乐部严格按照上述要求准备并提交报账材料，确保所有内容真实、完整、规范，共同保障工会经费的合理使用与有效监督。
中国教育工会湖南理工学院委员会
2025年 10月20日
